Fluxo de caixa para iniciantes: guia gratuíto com planilha do Sebrae

O que é fluxo de caixa (em português claro)

Fluxo de caixa é o controle de tudo que entra e sai de dinheiro da empresa em um período: dia, semana ou mês. Você registra receitas (vendas, serviços, recebimentos) e despesas (fornecedores, aluguel, salários, impostos etc.).

O Sebrae Santa Catarina define o fluxo de caixa como uma das ferramentas mais importantes do planejamento financeiro, porque ele ajuda a prever, controlar e ajustar as finanças tanto em empresas novas como nas que já estão rodando.

Na prática, um fluxo de caixa bem feito permite:

• saber se vai faltar ou sobrar dinheiro nos próximos dias;

• planejar pagamentos sem ficar no aperto;

• decidir se dá para investir, contratar ou precisar segurar as despesas.

Tipos de fluxo de caixa (e qual faz sentido para você agora)

O Sebrae explica alguns tipos principais de fluxo de caixa:

1. fluxo de caixa operacional

   1. foca nas entradas e saídas do dia a dia (vendas, pagamentos de fornecedores, contas fixas). É o mais básico e o que você precisa começar usando.

2. fluxo de caixa direto

   1. mostra de forma simples de onde veio o dinheiro e para onde ele foi, registrando as movimentações de forma bruta. É o modelo mais usado por pequenas empresas.

3. fluxo de caixa indireto

   1. parte do lucro contábil e ajusta informações como depreciação. É mais técnico, costuma ser usado por empresas maiores e relatórios avançados.

4. fluxo de caixa projetado

   1. olha para o futuro: você usa os dados atuais para prever entradas e saídas dos próximos dias ou meses, planejar investimentos e evitar ficar no vermelho.

Para quem está começando, o ideal é iniciar com fluxo de caixa direto e operacional em uma planilha simples, e depois evoluir para projeções.

Fluxo de caixa em 5 passos (na prática)

passo 1: escolher o período e a ferramenta

Primeiro, você decide com que frequência vai atualizar o fluxo de caixa:

• negócios muito apertados de caixa → controle diário;

• negócios mais estáveis → diário ou semanal;

• no mínimo, mensal, mas quanto mais espaçado, maior o risco de perder o controle.

Depois, escolha a ferramenta:

• caderno ou planilha feita por você;

• planilhas prontas do Sebrae;

• sistemas ou aplicativos financeiros.

Para quem está começando, uma planilha em Excel já resolve. Você pode baixar:

• o artigo “Como fazer o fluxo de caixa” do Sebrae, que explica a lógica e boas práticas de forma didática:

• 👉 Sebrae-scComo fazer o fluxo de caixa

• o kit de planilha de fluxo de caixa, e-book e infográficos do Sebrae (nacional):

• 👉 Sebraebacloud.divulga.sebraeba.com.br/download-planilha-fluxo-de-caixa-sebraetalks

Esses materiais já vêm prontos para você só preencher com os dados do seu negócio.

Passo 2: montar a estrutura básica da planilha

Se você for montar sua própria planilha (ou adaptar uma pronta), pense em algo simples e funcional. Uma estrutura bem prática:

• data

• descrição (ex.: “venda serviço x”, “pagamento aluguel”)

• categoria (venda, fornecedor, salário, imposto etc.)

• forma de pagamento (PIX, cartão, boleto, dinheiro)

• entrada (R$)

• saída (R$)

• saldo do dia

Dica para deixar mais completo:

• se quiser separar melhor, crie abas diferentes por mês;

• tenha uma linha de saldo inicial e depois vá somando entradas e saídas para chegar ao saldo final do dia.

O Sebrae também indica o uso de planilhas específicas de contas a pagar e contas a receber, que conversam bem com o fluxo de caixa, ajudando a saber quando cada pagamento e recebimento vai acontecer:

👉 planilhas de contas a pagar e a receber:

Sebrae-sc[Download] Planilhas de contas a pagar e a receber - Sebrae SC (Sebrae Santa Catarina)

Você pode usar essas planilhas junto com o fluxo de caixa para ter uma visão bem completa.

Passo 3: registrar todas as entradas (receitas)

Agora vem o coração do fluxo de caixa: lançar as movimentações. Comece pelas entradas:

Inclua, por exemplo:

• vendas à vista (PIX, dinheiro, cartão);

• vendas a prazo (boletos, crediário, cartão parcelado);

• recebimentos de serviços;

• aportes dos sócios;

• empréstimos e financiamentos recebidos.

Boas práticas:

• registre no dia em que o dinheiro entra de fato no caixa (e não só na data da venda);

• diferencie as formas de pagamento (ex.: cartão de crédito cai só depois);

• se vender parcelado, lance cada parcela na data em que ela vai cair.

Quanto melhor você registra as entradas, mais fiel será a sua visão de caixa.

Passo 4: registrar todas as saídas (despesas e pagamentos)

Depois das entradas, é hora de lançar todo o dinheiro que sai:

• aluguel, água, luz, internet;

• fornecedores e compras de mercadoria/insumos;

• pró-labore dos sócios;

• salários e encargos de funcionários;

• impostos;

• marketing, ferramentas, aplicativos, manutenção etc.

Algumas dicas importantes:

• se for uma despesa fixa mensal, deixe anotado sempre na mesma data (ex.: aluguel todo dia 5);

• se for uma despesa variável, lance na data em que for pago;

• evite pagar coisas pessoais com o dinheiro da empresa, porque isso bagunça o fluxo de caixa (e a visão do negócio).

De novo, as planilhas de contas a pagar do Sebrae ajudam a controlar o que vai vencer, evitando atrasos e juros desnecessários.

Passo 5: acompanhar o saldo e projetar o futuro

Fluxo de caixa não é só “anotar números”. O objetivo é olhar o saldo e tomar decisões. O Sebrae destaca que, com entradas e saídas bem lançadas, você consegue:

• prever se vai faltar dinheiro em algum período;

• ajustar a data de pagamentos e recebimentos;

• planejar investimentos;

• ajustar preços ou cortar gastos se for necessário.

Algumas rotinas que você pode adotar:

• conferir o fluxo de caixa todos os dias ou, no mínimo, toda semana;

• comparar o que você previu com o que realmente aconteceu (fluxo projetado x realizado);

• montar um pequeno fluxo de caixa projetado para os próximos 30 dias, usando o histórico recente.

Com o tempo, isso vira um radar: você passa a enxergar com antecedência se vem uma fase de aperto ou de folga no caixa.

Erros comuns de quem está começando o fluxo de caixa

Só para você não cair nas armadilhas mais clássicas:

• lançar só “quando der tempo”

• fluxo de caixa atrasado perde o sentido. Melhor fazer simples e diário do que complexo e uma vez por mês.

• não registrar pequenos gastos

• aquele “só um Uber”, “só um café”, “só um motoboy” pode virar um rombo ao longo do mês se não estiver no controle.

• misturar dinheiro da empresa com o pessoal

• isso distorce completamente o fluxo de caixa e impede você de saber se o negócio dá lucro.

• não olhar para o fluxo projetado

• só ver o que já passou é pouco. Um dos maiores ganhos do fluxo de caixa é saber como estará o caixa daqui a 15 ou 30 dias.

Conclusão: fluxo de caixa é simples, mas muda o jogo

Fluxo de caixa não é um “bicho de sete cabeças” reservado para grandes empresas. É uma rotina básica que qualquer MEI ou pequena empresa pode (e deve) ter:

• registrar o que entra e o que sai;

• olhar o saldo com frequência;

• usar esses dados para decidir o que fazer.

Com a ajuda das planilhas do Sebrae e um passo a passo bem claro, você sai do achismo e passa a ter controle real das finanças da sua empresa.

Se você sente que está sempre correndo atrás do prejuízo, sem saber para onde o dinheiro vai, talvez não seja falta de venda — pode ser falta de fluxo de caixa organizado. E é aí que a Adiv pode caminhar com você.

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