Nota fiscal sem mistério: quando sua empresa deve emitir

Emitir nota fiscal não é “opcional” na maior parte dos casos — é obrigação tributária e também protege você em trocas, garantias e contratos. A dúvida surge porque as regras variam por tipo de empresa (MEI ou não), tipo de operação (produto ou serviço) e destinatário (PF x PJ). Abaixo, o resumo prático para você não errar — com base no Gov.br (Empresas & Negócios), no FAQ oficial da NFS-e e em materiais técnicos do Simples Nacional/Sebrae.

1) Regra de ouro: vendi para empresa (PJ) → emito nota

• Qualquer empresa, inclusive MEI, deve emitir nota sempre que vender para outra pessoa jurídica (CNPJ) — seja produto ou serviço. Para MEI, há dispensa apenas se a empresa compradora emitir nota de entrada (situação específica).

Por que importa? É a base para o seu cliente PJ lançar custos/créditos e para você comprovar receita com segurança.

2) Vendi para consumidor (PF): quando é obrigatório?

Depende do porte e do tipo de operação:

a) Se você é MEI

• Dispensado de emitir nota para PF, salvo se o consumidor pedir (CDC).

• Obrigatório emitir quando vender/mandar produto com envio (ex.: internet, telefone, catálogo), mesmo para PF. O próprio Gov.br orienta a emissão nesses casos.

b) Se você não é MEI (ME, EPP, LTDA etc.)

• A regra geral é emitir documento fiscal em todas as vendas ao consumidor (cupom/nota), seguindo o modelo adotado no seu estado/município (NF-e, NFC-e/SAT, NFS-e). É obrigação acessória típica de toda PJ.

3) Serviços (NFS-e): o que vale hoje e o que vai mudar

• MEI prestador de serviços:

  • Obrigatório emitir NFS-e quando o tomador for PJ; dispensado para PF, salvo se o cliente pedir (CDC). A emissão pelo Portal Nacional da NFS-e está disponível e padronizada desde 01/09/2023.

• Atenção ao futuro: o Ministério da Fazenda anunciou que a NFS-e será obrigatória nacionalmente a partir de janeiro de 2026, em articulação com os municípios. Fique atento, pois a exigência tende a ampliar a padronização para prestadores.

4) Produtos (NF-e / NFC-e / NFA-e): pontos rápidos

• MEI comércio/indústria: pode não usar NF-e de forma contínua, mas precisa emitir documento fiscal adequado nas vendas para PJ (ou quando houver envio) — e muitos estados oferecem NFA-e (nota avulsa) para esses casos.

• Mudança relevante (varejo): a vedação de emitir NFC-e (modelo 65) contra CNPJ foi adiada para 5/1/2026 (Ajuste SINIEF 30/2025). Até lá, alguns estados ainda aceitam NFC-e para operações com PJ no varejo; confirme a regra local.

5) Perguntas rápidas (e honestas)

“MEI precisa emitir NF interestadual?”
MEI não é obrigado à NF-e por ser interestadual; o que manda é quem compra (se PJ, emite; se PF, só se pedir) e se há envio do produto (emite).

“PF pediu nota e sou MEI. Tenho como emitir?”
Sim. Você pode emitir NFS-e (serviço) pelo Portal Nacional ou NFA-e/NF-e conforme regras do seu estado para produto (há portais estaduais de NFA-e).

“E se eu vender sem nota?”
Além de multa, você perde prova da receita (prejuízo para crédito bancário) e pode ter impedimentos em contratos públicos/empresas. Documentar a venda protege o negócio. (Obrigação geral de PJ emitir documento fiscal.)

6) Mini-roteiro Adiv: como não errar na emissão

1. Mapeie o seu mix: serviço (NFS-e) x produto (NF-e/NFC-e/NFA-e).

2. Defina regras por cliente: PF (emitir quando pedir ou houver envio); PJ (sempre emitir).

3. Centralize no sistema certo: ative Portal NFS-e (MEI serviço) e NFA-e/NF-e do seu estado quando vender para PJ.

4. Guarde XML/DANFE e crie checklist por canal (loja, e-commerce, marketplace) para não esquecer emissão em vendas com entrega.

Conclusão

Emitir nota na hora certa evita multas, melhora a relação com clientes e organiza o seu caixa. Se quiser, a Adiv configura seu passo a passo (NFS-e, NF-e/NFA-e), cria checklist por canal de venda e treina seu time.

👉 Fale conosco pelo WhatsApp